Museum Boijmans van Beuningen zet in op digitalisering met KPN ÉÉN

De uitdaging

In 2019 is Museum Boijmans van Beuningen in Rotterdam gestart met de renovatie van het statige museumgebouw, gevestigd aan het Museumpark 18-20. De renovatie neemt zo’n zeven jaar in beslag. In 2017 startte de bouwwerkzaamheden voor het Depot Boijmans Van Beuningen, dat in het najaar van 2021 officieel wordt geopend voor het publiek. Vanwege de sluiting van het museum werd een tijdelijk extern kantoor in gebruik genomen voor de medewerkers. Vanwege de behoefte aan het werken op meerdere locaties ontstond de wens voor mobiele werkplekken. Om het werken vanuit huis, op diverse Boijmans locaties of onderweg mogelijk te maken. Digitaal samenwerken en communiceren is de basis geweest voor dit migratieproject.

De oplossing

Bud Scheffer is Hoofd ICT en Programmamanager bij Museum Boijmans Van Beuningen. Vanuit Boijmans was hij betrokken als projectleider voor de implementatie van de nieuwe telefonie-oplossing: “Ons contract met de vorige telefonieprovider liep af en op dat moment hadden wij nog vaste telefoons op alle werkplekken staan. Om verder te automatiseren en digitaliseren werd er besloten om de lokale hardware op te ruimen en voor een cloudoplossing te kiezen. Als organisatie worden we steeds mobieler en onze telefonieoplossing was toe aan vernieuwing.” Er is gekozen voor een totaaloplossing van Trends ICT: KPN ÉÉN. Hiermee is een integratie gerealiseerd van vaste en mobiele telefonie voor maximale flexibiliteit. Het merendeel van de medewerkers is voorzien van een zakelijke mobiele telefoon, waarmee gebeld kan worden via het persoonlijke vaste kantoornummer. Bud zegt hierover: “Trends is gespecialiseerd in oplossingen voor het mkb en we hebben een vertrouwensband opgebouwd door eerdere samenwerkingen. Daardoor verliep ook de adoptie soepel. Er zijn meerdere trainingen gegeven aan onze medewerkers voor een naadloze migratie.”

Het resultaat

In een paar maanden heeft Trends de volledige transitie begeleid en geïmplementeerd. Medewerkers zijn nu overal bereikbaar dankzij de anyplace, anywhere en anytime ondersteuning vanuit de totaaloplossing KPN ÉÉN. Bud: “Een medewerker kan zijn of haar bereikbaarheid zelf instellen, zodat de beller altijd wordt opgevangen. En de receptie bedienpost zorgt ervoor dat de receptiemedewerkers inzicht hebben in de beschikbaarheid van medewerkers.” Op de ICT-afdeling van Boijmans werken vier personen, waarvan één helpdeskmedewerker. Eventuele vragen van medewerkers worden intern afgehandeld, en voor complexe vraagstukken wordt een specialist van Trends ingeschakeld: “De samenwerking verloopt naar tevredenheid. Zowel het voortraject als de implementatie en de begeleiding rondom adoptie is goed verlopen. Momenteel missen we nog een optimale synchronisatie tussen KPN ÉÉN en Microsoft Outlook, waardoor ons adresboek nog niet kan worden gekoppeld. Die vraag is bekend bij Trends en de provider. Deze koppeling brengt ons weer verder in de optimalisatie van onze mobiele werkplekken.”

Over Trends ICT

Trends ICT helpt al meer dan 35 jaar de beste telecom- en automatiseringsoplossing te vinden voor haar klanten. Die ervaring brengt Trends ICT mee als ze voor haar klanten op zoek gaat naar een passende oplossing voor uw situatie.

Trends ICT heeft alles in eigen hand, van het leggen van de bekabeling tot en met de laatste muis aan de computer, en alles wat daartussen zit. Zo heeft de klant voor de complete bedrijfscommunicatie en automatisering maar één leverancier om mee te sparren. Dat maakt het wel zo makkelijk.