Communicatie Houweling Group digitaliseert verder door thuiswerken

In 2017 is Houweling Group overgestapt van een on-premise oplossing voor telefonie naar de cloud. De telefooncentrale voor de drie vestigingen draaide op een lokaal geïnstalleerde automatiseringssoftware en was verouderd. Robin Boelen is systeembeheerder bij Houweling Group en is vanaf het begin betrokken geweest bij de automatiseringsslag op het gebied van communicatie en telefonie: “Omdat de oplossing verouderd was, ontstond er een veiligheidsrisico. Naarmate de pricing en investering voor een cloudoplossing voor ons aantrekkelijk werd, hebben we enkele partijen uitgenodigd voor een pitch. Trends wist ons te overtuigen van de Unify OpenScape Business communicatie oplossing. Inmiddels draait deze volledig als intern communicatiemiddel, waar zo’n 80 medewerkers gebruik van maken.”

De oplossing

Met myPortal @work hebben medewerkers, op kantoor en thuis, een stabiele online werkomgeving: “We zien een verbeterde efficiëntie in bereikbaarheid door het kunnen vaststellen van wie beschikbaar is en wie niet. Omdat alles samenkomt in één oplossing, worden zaken eenvoudiger, intuïtiever, gebruiksvriendelijker gemaakt.” De integratie met Outlook, de chatfunctie en met één druk op de knop bellen via de laptop, zorgen voor een snelle en veilige manier van telefonie. Houweling Group heeft een eigen IT-afdeling: “Voor mij is het belangrijk dat de oplossing goed managebaar is en dat we eenvoudig kunnen opschalen wanneer dat nodig is. Ons klantcontactcenter verwerkt vele inkomende gesprekken op een dag. Via myAgent kunnen we inzien hoeveel gesprekken er zijn geweest, wat de wachttijd is, waar de gesprekken over gaan en worden de afhandeling en eventuele vervolgacties genoteerd.”

In 2020 werd thuiswerken de nieuwe standaard en zorgde voor een toename in het actieve gebruik van Teams: “Met name voor vergaderen werd Teams intensief gebruikt. Zodat onze medewerkers onder andere eenvoudig gesprekken kunnen doorverbinden en statistieken meer overzichtelijk zijn en goed worden opgeslagen voor data-analyses.” Door Teams te integreren met de Unify Centrale, kon vanaf dat moment ook gebeld worden met Teams, met onze eigen uitgaande nummers. Dit was met name voor de thuiswerkers een uitkomst. Na een testperiode met Teams zijn we overgestapt op de softphone oplossing MyPortal@Work, zodat onze medewerkers onder andere eenvoudig gesprekken kunnen doorverbinden en statistieken meer overzichtelijk zijn en goed worden opgeslagen voor data-analyses. Die functionaliteit misten we nog met de Teams integratie.”

Het resultaat

“We zijn al meer dan 10 jaar klant van Trends. En ook met deze integratie zijn we meer dan tevreden. Onze medewerkers zijn optimaal bereikbaar en werken vanaf een laptop of smartphone via de applicatie. De telefooncentrale draait nu op de nieuwste versie en zowel met fysieke telefoons op kantoor, en de zogenoemde softphone oplossing voor de thuiswerkers. De Microsoft Teams integratie zullen we langzaam afbouwen, zodat we ons volledig kunnen richten op één integraal systeem.” Robin heeft direct contact met Trends: “Tijdens het testen en inrichten is er nauw contact. Dat verloopt via de helpdesk of direct met een engineer.”

De oplossing biedt Houweling Group veel voordelen:

• De flexibiliteit en schaalbaarheid van het product zorgt ervoor dat onze medewerkers altijd en overal bereikbaar zijn, ongeacht waarvandaan ze werken
• De interne communicatie tussen collega’s is sterk verhoogd, met name door het snelle schakelen en zichtbaarheid van status.
• Ook de communicatie naar en met klanten is geoptimaliseerd, waarbij we een goed overzicht hebben van de statistieken op het gebied van telefonie.
• Overall spreken we over een significante tijdwinst die we behalen met gebruik van de cloudoplossing.

Over Trends ICT

Trends ICT helpt al meer dan 35 jaar de beste telecom- en automatiseringsoplossing te vinden voor haar klanten. Die ervaring brengt Trends ICT mee als ze voor haar klanten op zoek gaat naar een passende oplossing voor uw situatie.

Trends ICT heeft alles in eigen hand, van het leggen van de bekabeling tot en met de laatste muis aan de computer, en alles wat daartussen zit. Zo heeft de klant voor de complete bedrijfscommunicatie en automatisering maar één leverancier om mee te sparren. Dat maakt het wel zo makkelijk.